§ 1
Definicje
 
  1. Planista spotkań (tzw. meeting planner) - osoba specjalizująca się w organizacji wydarzeń, reprezentująca agencje: eventowe, incentivetravel, PCO, DMC oraz korporacje, firmy i instytucje, stowarzyszenia. W dalszej części Regulaminu nazywany Uczestnikiem.
  2. MP MICE Tour – wyjazd organizowany przez Meeting Planner Sp. z o.o. mający na celu przedstawienie oferty konferencyjno-eventowej regionu lub miejsca.
  3. Meeting Planner Sp. z o.o. – organizator wyjazdu MP MICE Tour®, wydawca portalu MeetingPlanner.pl z siedzibą w Warszawie, przy ul.Złotej 9/30, 00-119, NIP: 521 34 99 316, REGON: 141567708, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego dn. 12 września 2008 r., KRS:0000313501. W dalszej części Regulaminu nazywany Organizatorem.
  4. Partner – podmiot współorganizujący wydarzenie
  5. Formularz Zgłoszeniowy – formularz on-line udostępniony przez Meeting Planner Sp. z o.o. umożliwiający Uczestnikom zgłoszenie chęci udziału w wydarzeniu.
 
§ 2
Warunki uczestnictwa
 
  1. Wydarzenie przeznaczone jest wyłącznie dla Planistów spotkań.
  2. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego wraz z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  3. Otrzymanie od Organizatora wiadomości e-mail z potwierdzeniem udziału w Wydarzeniu.
  4. Udzielenie zgody na przekazanie obecnym na wydarzeniu dostawcom usług następujących danych Uczestnika (imię i nazwisko, firma, nr tel., adres e-mail).
  5. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny dla wszystkich Planistów spotkań potwierdzonych przez Organizatora.
 
§ 3
Obowiązki Uczestnika
 
  1. Uczestnik zobowiązany jest do potwierdzenia korzystania z transportu zapewnionego przez Organizatora najpóźniej 48 godzin przed rozpoczęciem wydarzenia, jeżeli Organizator nie wskazał innego terminu.
  2. Podczas trwania MP MICE Tour® każdy Uczestnik otrzymuje agendę wyjazdu, której zobowiązany jest przestrzegać zarówno pod kątem kolejności, jak i czasu trwania poszczególnych aktywności. Nieprzestrzeganie punktów programu, jak również pomijanie poszczególnych jego punktów, bez uzyskania zgody Organizatora zobowiązuje Uczestnika do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 500,00 zł netto.
  3. W przypadku konieczności opuszczenia którejkolwiek z części programu, Uczestnik zobowiązany jest powiadomić przedstawiciela Organizatora.
  4. Wymagane jest punktualne stawianie się na ustalonych miejscach zbiórki.
  5. Uczestnik zobowiązuje się do wypełnienia przygotowanej przez Organizatora ankiety oceniającej wskazane punkty programu po zakończonym wydarzeniu.
  6. Uczestnik decydując się na udział w wydarzeniu, wyraża zgodę na utrwalanie swojego wizerunku przez Organizatora.
  7. Uczestnik wyraża zgodę na korzystanie przez Organizatora z wizerunku utrwalonego w związku z realizacją wydarzenia oraz przenosi na Organizatora w zakresie nieograniczonym czasowo i terytorialnie wszelkie prawa do korzystania, rozporządzania wizerunkiem Uczestnika i jego nagraniami (fotograficznymi, audiowizualnymi, dźwiękowymi) zarejestrowanymi w związku z wydarzeniem.
  8. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i kultury osobistej.
§ 4
Warunki rezygnacji
 
  1. W przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 7 dni kalendarzowych, ale dłuższym niż 72 godziny do rozpoczęcia wydarzenia Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 300,00 zł netto.
  2. W przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 72 godziny do rozpoczęcia wydarzenia Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 500,00 zł netto.
  3. W przypadku rezygnacji bez informacji przekazanej Organizatorowi Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 1000,00 zł netto.
  4. Uczestnik, gdy nie ma możliwości wziąć udziału w wydarzeniu, może zgłosić innego pracownika tej samej firmy na zastępstwo. Uczestnikma obowiązek poinformować Organizatora o zmianie najpóźniej 24 godziny przed wydarzeniem.
 
§ 5
Przetwarzanie danych osobowych
 
  1. Administratorem danych Uczestnika jest Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 9/30 00-019, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, pod numerem NIP: 521 349 93 16, REGON: 141 56 77 08. W sprawach związanych zprzetwarzaniem i ochroną danych osobowych wyznaczony został punkt kontaktowy w postaci adresu e-mail: info@meetingplanner.pl. Kontakt we wskazanych sprawach możliwy jest także w postaci tradycyjnej korespondencji na adres administratora z dopiskiem: „Ochrona Danych Osobowych” oraz osobiście pod adresem Złota 9/30, 00-019 Warszawa.
  2. Podane przez Uczestnika dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
    a. Rezerwacja noclegów
    b. Wykupienie ubezpieczenia
    c. Przekazanie danych Partnerom Wydarzenia
    d. Wykorzystanie w celach marketingowych przez Organizatora i Partnerów
    e. Inne czynności niezbędne dla przeprowadzenia wydarzenia
  3. Uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu (np. jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody Uczestnika lub w celach marketingowych czy udostępniania danych Uczestnika); Uczestnik posiada prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. W celu cofnięcia zgody Uczestnik może skontaktować się z punktem obsługi klienta w naszej siedzibie przy ul. Złotej 9/30, 00-019 Warszawa lubwysyłając wiadomość e-mail na adres: info@meetingplanner.pl. Uczestnik ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  4. Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niemożliwością realizacji udziału Uczestnika w wydarzeniu.